11 советов по управлению временем

11 советов по управлению временем

·                     Вы ощущаете необходимость того, что Вы должны быть более организованными и/или эффективными?

·                     Случалось ли с Вами такое, что Вы проводили весь свой рабочий день в суматохе, а затем с ужасом понимали, что Вы не всё успели сделать?

Навыки управления временем особенно полезны для людей из сферы малого бизнеса, которым приходится самим заниматься выполнением различных задач в течение целого рабочего дня. Данные навыки управления временем помогут Вам повысить Вашу эффективность и сохранить при этом спокойствие и собранность

 1) Осознайте, что управление временем – это миф.

Неважно, насколько мы организованны, - в сутках только 24 часа. И этого не изменить. Все, что нам остаётся, это изменить самих себя и с умом использовать то время, которое у нас есть.

2) Поймите, на что Вы тратите больше всего времени.

Многие из нас становятся жертвами пожирателей времени, которые нещадно крадут у нас время, которое мы могли бы использовать с большей пользой. Назовите своих воров. Может быть, Вы тратите слишком много времени на блуждание по сети, чтение электронной почты или звонки по телефону в личных целях? В моей статье «Отслеживание повседневных действий» объясняется, как отследить свои действия так, чтобы иметь полное представление о том, чем Вы действительно занимаетесь, - первый шаг к эффективному управлению временем.

3) Поставьте перед собой цели по управлению временем.

Помните, что концентрация на управлении временем меняет Ваше поведение, а не само время. Лучше всего начать с уничтожения Ваших пожирателей времени. Например, задайтесь целью не совершать личных звонков на работе в течение одной недели. (См. статью «Ставим чёткие цели» которая поможет правильно ставить цели). Об удачной линии поведения при успешном управлении временем Вы можете узнать из моей статьи «Управление временем: типы личности». Выясните кто Вы: пожарный, аквариумист или болтливая Кэти!

4) Выполните план по управлению временем.

Считайте, что данный совет является продолжением совета №3. Главная задача для Вас – изменить своё отношение ко времени с целью достижения любых общих целей, которые Вы поставили перед собой, как, например, повышение эффективности и сокращение стресса. Поэтому Вы должны не только поставить перед собой какие-то определённые цели, но и всё время следить за их выполнением, чтобы понять, справляетесь Вы или нет.

5) Используйте инструменты по управлению временем.

Будет ли это таймер или какое-то ПО, но первым шагом к физическому управлению Вашим временем является собственно знание времени и планирование его на будущее. Например, такая программа как Outlook позволяет составить расписание и может заранее напомнить Вам о каком-либо событии, тем самым упрощая Вам задачу по управлению временем.

6) Ставьте жёсткие приоритеты.

Каждый день Вы должны начинать с сеанса по управлению временем, расставляя приоритеты задач на этот день и назначая отправную точку для выполнения данных задач. Если Вы поставили 20 задач на 1 день, сколько из них Вам в действительности необходимо выполнить? Для более подробной информации о планировании дня и расставлении приоритетов задач на день см. мою статью «Начинайте день правильно с ежедневным планированием».

7) Научитесь передавать полномочия и/или привлекать внешние ресурсы.

Неважно, насколько мал Ваш бизнес, Вы не должны играть в театре одного актера. Для эффективного управления временем Вы должны позволить другим взять на себя некоторые обязательства. В статье «Определение Ваших личных доходов на инвестиции» рассказывается о двух способах точно определить, какие полномочия Вам следовало бы делегировать или подвергнуть аутсорсингу, а в статье «Решайтесь на аутсорсинг» приведены советы по самому процессу делегирования.

8) Установите обычный порядок и соблюдайте его, насколько это возможно.

В то время как кризис усиливается, наиболее эффективным будет максимально придерживаться общепринятых порядков.

9) Привыкайте ставить сроки выполнения Ваших задач.

Так, например, чтение писем и ответы на них может занять у Вас целый день, конечно, если Вы позволите этому произойти. Вместо этого установите час времени на выполнение данной задачи и придерживайтесь временных рамок.

10) Убедитесь, что Ваша файловая система организованна.

Тратите ли Вы много времени ни поиск файлов на Вашем компьютере? Уделите время организации файловой системы. Снижает ли Ваша файловая система Ваш рабочий темп? Переделайте ее так, чтобы Вы мгновенно получить доступ к тому, что Вам необходимо. Вы можете найти больше информации об организации хранения файлов и рациональном обращении с данными в моей библиотеке «Управление данными».

11) Не тратьте время на ожидание.

Начиная с встречи с клиентом и заканчивая приёмом у стоматолога, невозможно избежать извечного ожидания кого-то или чего-то. Однако не нужно просто сидеть и ждать, разминая пальцы. Всегда берите с собой то, что необходимо сделать, например, отчёт, который Вам нужно прочитать, чековую книжку, в которой необходимо свести баланс, или пачку чистой бумаги, чтобы набросать план для следующей маркетинговой кампании. Современные технологии позволяют работать везде, где бы Вы ни были; Ваш КПК и/или мобильный телефон помогут Вам оставаться на связи.

Вы можете контролировать и выполнять то, что хотите, - как только осознаете, что управление временем – это миф, и возьмёте время под контроль.